Umowa z klientem to nie tylko kluczowy element naszej pracy, ale też najbardziej problematyczna kwestia „gnębiąca” fotografów. Wiemy coś na ten temat bo sami korzystaliśmy z umowy znalezionej w Internecie, z którą mieliśmy pewne „przejścia”: 

spotykaliśmy się między innymi z masą uwag ze strony klientów, którzy chcieli wprowadzać w niej swoje „drobne zmiany„.

W pewnym momencie mieliśmy tego dość bo chcieliśmy po prostu zająć się fotografowaniem a nie ciągłym redagowaniem umów. Zwróciliśmy się wtedy o pomoc do specjalisty i od tego czasu skończyły się nasze problemy.

Umowa fotografa – co powinna zwierać?

Powinniśmy w pierwszej kolejności zastanowić się, czy taka umowa ustala wszystko, co dla stron jest ważne.

Czy dobrze oddane są obowiązki stron? Czy dokładnie wiemy co jest zamawiane? Czy wiemy co wolno fotografom, a o co powinni zadbać zamawiający?

Jeśli umowa fotografa miałaby zmieścić się na jednej stronie A4, co powinno się w niej wtedy znaleźć? (najważniejsze rzeczy):

określenie stron (imiona, nazwiska, adresy, numery identyfikacyjne),

ustalenie przedmiotu umowy i terminu jego wykonania,

uzgodnienie warunków rozliczenia.

Uregulowanie tych zagadnień wystarczy – umowa będzie nadawała się do wykonania – jednakże nie polecam ograniczania się tylko do tych kwestii.

Poza tymi podstawowymi zagadnieniami warto jest uregulować:

obowiązki stron w czasie wykonywania umowy,

prawa autorskie do zdjęć,

prawa do wizerunku osób uwiecznionych na zdjęciach,

reakcję na losowe wypadki

postępowanie w przypadku powstania sporu pomiędzy stronami.

Najczęściej umowy chronią głównie fotografów, a co z klientami, o czym nie można zapomnieć by klient czuł się bezpiecznie?

Zawodowy fotograf powinien przede wszystkim pamiętać, że występuje on jako przedsiębiorca w relacji z konsumentem. To oznacza, że istnieje szereg regulacji prawnych, które klienta chronią, np. przed szczególnie niekorzystnymi dla klienta postanowieniami umownymi (tzw. klauzule niedozwolone) lub dają mu pewne uprawnienia (np. prawo do odstąpienia od takiej umowy w 14-to dniowym terminie po jej zawarciu w przypadku umów zawieranych na odległość).

Bardzo ważne jest, by klient został dobrze poinformowany o swoich prawach i obowiązkach wynikających z umowy. Warto się upewnić czy klient wszystko dobrze zrozumiał, np. czy ma świadomość, że na pewne kwestie fotograf nie ma wpływu, albo że współdziałanie klienta z fotografem ma duży wpływ na jakość zdjęć. Pozwoli to uniknąć późniejszych nieporozumień.

Odwieczny problem fotografów: zadatek czy zaliczka, które z nich wpisać do umowy?

Częstym problemem jest nierozróżnianie zadatku od zaliczki, tymczasem są to istotnie różniące się od siebie formy płatności.

Zaliczka jest po prostu wcześniejszą zapłatą części ceny, która po wykonaniu umowy będzie zaliczona na poczet płatności, a w przypadku niedojścia umowy do skutku – powinna być, co do zasady, zwrócona. Można powiedzieć, że zaliczka ma na celu kredytowanie przyjmującego zaliczkę – chodzi o to, by przyjmujący zaliczkę miał zwiększoną płynność finansową, dzięki czemu łatwiej mu będzie wykonać umowę.

Co do zasady zaliczki nie są sformalizowane i można zasady ich rozliczeń uregulować w umowie w taki sposób, by odpowiadały potrzebom stron. Należy jednak pamiętać, że przepisy dotyczące ochrony konsumentów uniemożliwiają zastrzeżenia, że zaliczka nie podlega zwrotowi. Takie postanowienie uznane byłoby za niedozwoloną klauzulę umowną. Oznacza to, że nie będzie ono miało żadnej mocy prawnej, a dodatkowo może narazić fotografa na kłopoty z UOKiK.

Oznacza to, że zaliczka w rzeczywistości w żaden sposób nie zabezpiecza wykonania umowy.

Taką funkcję ma właśnie zadatek. Polega on na tym, że klient wpłaca pewną przedpłatę, która przepada, gdy do wykonania umowy nie dojdzie z przyczyn leżących po stronie klienta. Jeżeli do wykonania umowy nie dojdzie z przyczyn leżących po stronie fotografa, zadatek będzie podlegał zwrotowi w podwójnej wysokości. Dzięki zadatkowi każda ze stron umowy ma zabezpieczenie, na wypadek gdyby z powodu drugiej strony do wykonania umowy nie doszło.

Para młoda mieszka za granicą, czy umowa na zdjęcia powinna być zgodna z polskim prawem czy kraju, w którym mieszkają nasi klienci?

Ustalenie prawa właściwego dla umowy jest kwestią dosyć skomplikowaną, uzależnioną od szeregu szczegółów. Istotne jest z jakiego kraju pochodzą nasi klienci – inne zasady będą dotyczyły klientów z krajów UE, a inne z krajów spoza UE. Istotne jest też to w jakim miejscu wykonana ma być sesja zdjęciowa.

Czy każda zmiana ustaleń (np. zmiana lokalu, w którym odbywa się wesele) wymaga podpisywania nowej umowy, a może wystarczą ustalenia prowadzone np. przez pocztę E-Mail?

Czy umowa zawsze musi być pisana takim „sztywnym językiem”?

Nie ma potrzeby, by umowy były pisane sformalizowanym, sztywnym prawniczym językiem. Obowiązuje nas swoboda umów, a więc każda forma wyrażenia woli jest dopuszczalna – można zawrzeć umowę ustnie, można ją zapisać na barowej serwetce prostymi słowami.

NA ZDJĘCIACH Z REPORTAŻY ŚLUBNYCH POKAZUJEMY TAKŻE INNYCH LUDZI, A NIE TYLKO PARĘ MŁODĄ, KTÓRA WYRAZIŁA ZGODĘ NA WYKORZYSTANIE ICH WIZERUNKU. CO W TAKIM RAZIE Z SYTUACJĄ KIEDY NA ZDJĘCIACH NP. Z PRZYGOTOWAŃ LUB WESELA A NAWET ŚLUBU SĄ INNE OSOBY? CZY FOTOGRAFOWIE POWINNI ZGODNIE Z PRAWEM MIEĆ PODPIS KAŻDEJ Z TYCH OSÓB ZE ZGODĄ NA PUBLIKACJĘ ZDJĘĆ?

Kryterium istotności można ocenić w ten sposób: gdyby tych osób w tle nie było albo pod osoby w tle podstawić inne osoby, które przyjęłyby inne pozy, to czy zdjęcie by się zmieniło w stopniu większym niż nieistotny? W szczególności czy straciłoby chociaż w niewielkim stopniu na wartości artystycznej? Jeżeli nie, to taka osoba w tle jest raczej nieistotna i nie trzeba się jej pytać o zgodę.

JAKĄ FORMĘ POWINNA MIEĆ ZGODA NA ROZPOWSZECHNIENIE WIZERUNKU?

Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku nie musi być wyrażona w żaden szczególny sposób, w szczególności – nie musi być złożona w formie pisemnej. Z drugiej strony warto zadbać, by była udzielona w taki sposób, żeby później można było wykazać jej udzielenie.

CZY JEST PRAWDOPODOBNE BY KLIENT POZWAŁ FOTOGRAFA ARGUMENTUJĄC, ŻE PO PROSTU NIE PODOBAJĄ MU SIĘ ZDJĘCIA?

Fotografowie odpowiadają przede wszystkim za to, czy zdjęcia i inne dzieła zostały wykonane zgodnie z umową. Czy jest ich odpowiednia ilość? Czy odpowiadają specyfikacjom klienta? Czy zrobione zostały zdjęcia umówionych zdarzeń? Czy są w odpowiedniej jakości obrazu? Jeżeli tak, to klientowi ciężko będzie udowodnić, że fotograf swojej pracy nie wykonał tak  jak trzeba – nawet jeżeli zdjęcia się klientowi nie podobają.