Podpisywanie umów jest jedną z ważniejszych czynności dla każdego z fotografów ślubnych, dlatego pytanie dotyczące finalizowania umowy z parą młodą wydało nam się obecnie szczególnie istotne.
Mamy parę, która jest na nas zdecydowana. Mieszka za granicą i jest w Polsce raz na jakiś czas. Zdeklarowała się na największy pakiet od razu… i tu zaczyna się problem, bowiem do tej pory nie mamy podpisanej umowy, a termin gorący!
Podstawowym kryterium obsługi naszych klientów jest to, że wobec każdego zamówienia stosujemy jednakowe zasady. Bez względu na to czy ktoś zamawia największy pakiet z reportażem weselnym czy tylko sesję ślubną. Dlatego bez wyjątku podstawą naszej współpracy z danym klientem jest podpisana umowa na zdjęcia. Pary, które mieszkają za granicą mogą bez problemu otrzymać umowę za pośrednictwem poczty, więc nie trzeba czekać aż przyjadą do Polski. Tym bardziej, że fotografowie ślubni też są w ciągłych rozjazdach i nie zawsze będzie okazja by spotkać się jeszcze przed ślubem, chyba że rozmawiacie z parami przez Skype.
Dbałość o szczegóły wyróżnia najlepszych fotografów ślubnych w tłumie pozostałych. Umowa jest najważniejszym ze szczegółów. Jej podpisanie leży także w interesie klientów zdecydowanych na wasze usługi. To, że zależy wam na zakończeniu spraw formalnych nie jest wyrazem waszej desperacji, ale świadczy o waszym profesjonalnym podejściu.
Już od samego początku sygnalizujemy, że warunkiem rezerwacji daty jest podpisanie umowy. Doskonale rozumiemy waszą sytuację, czasem zdarza nam się przypominać klientom o odesłaniu umowy. Zawsze staramy się to przekazać w bardzo grzeczny sposób, informujemy naszych klientów o tym, że chcemy mieć uporządkowane dokumenty, Dla nas ważne są sprawy formalne. Brak niezbędnych dokumentów oznacza gorszą organizację naszej pracy. Oprócz pracy papierkowej, zajęcie fotografa oznacza przecież robienie zdjęć, selekcję, obróbkę, projektowanie albumów – a do tego akurat niezbędny jest spokój ducha i właściwa koncentracja.
Już nie wiem co robić, bo to para z konsultantem, pięknym ślubem, ale odpowiada na nasze wiadomości z małą częstotliwością.
Jeśli to para mieszkająca za granicą i przy okazji korzystająca z sieci w okazjonalny sposób to tym bardziej powinniście skupić się na jak najszybszym zakończeniu tej sprawy. Jeśli dysponujecie numerem telefonu waszych przyszłych klientów to koniecznie trzeba zadzwonić i wyjaśnić sprawę. Komunikacja mailowa, przy całej swej urodzie i użyteczności, wprowadza czasem ograniczenia komunikacyjne. Rozmowa bezpośrednia jest zdecydowanie lepsza.
Umowa podesłana, wystarczy tylko podpisać, a my nie chcemy tak mocno cisnąć, żeby ich nie stracić i nie popsuć współpracy z konsultantem.
Jeśli skontaktujecie się z daną parą poprzez konsultanta to sprawa z podpisaniem umowy może wyglądać inaczej. My, kiedy współpracujemy z konsultantami ślubnymi, nigdy nie mieliśmy podobnego problemu. Zazwyczaj trwa to dłużej niż normalnie, ponieważ formalności są załatwiane z pomocą konsultanta. Być może powinniście zatem zwrócić się bezpośrednio do osoby która koordynuje ten ślub. Napiszcie, że macie utrudniony kontakt z parą młodą – konsultant ślubny właśnie za to bierze swoje wynagrodzenie.
Czekać? Być cierpliwym?
Spokój zawsze jest dobrym wyjściem. Jednak tak jak pisałem – umowa to gwarancja udanej współpracy. Jeśli obie strony z powagą podchodzą do sprawy, wówczas nie będzie żadnych problemów z realizacją danego zamówienia. Wyobraźcie sobie na przykład, że klient, który odsyła umowę przez miesiąc, zwleka potem taki sam czas z płatnościami. Żaden biznes nie może pozwolić sobie na podobną nonszalancję. Płacicie podatki, rachunki, inwestujecie w sprzęt., etc. Płynność finansowa jest więc dla was niezbędna, podobnie jak uporządkowane sprawy z umowami.
Na sam koniec:
Fotografia ślubna to biznes jak każdy inny. Samo fotografowanie ślubów jest przyjemnością, ale trzeba liczyć się też ze sprawami formalnymi. Lepiej załatwiać je w miarę szybko i sprawnie by móc poświęcić więcej uwagi na samą istotę firmy fotograficznej czyli zdjęcia.
